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¿Cómo la Tecnología está Revolucionando la Gestión de Contratos?

La tecnología ha transformado numerosos aspectos de la vida empresarial y la gestión de contratos no es una excepción. Tradicionalmente, los contratos se manejaban en papel, lo cual era un proceso tedioso y propenso a errores. Hoy en día, la digitalización de procesos ha permitido que la gestión de contratos electrónicos sea más eficiente, segura y accesible. 

 

Beneficios de Utilizar Contratos Electrónicos 

El uso de contratos electrónicos ofrece múltiples beneficios que están revolucionando la manera en que las empresas manejan sus acuerdos legales: 

  • Eficiencia: La creación, revisión y firma de contratos electrónicos es significativamente más rápida que el proceso en papel. Las herramientas digitales permiten la automatización de tareas repetitivas, lo que acelera los tiempos de ciclo. 

  • Reducción de Costos: Al eliminar la necesidad de imprimir, almacenar y enviar documentos físicos, las empresas pueden reducir costos operativos. 

  • Accesibilidad: Con apoyo de plataformas de almacenamiento en nube, los contratos electrónicos pueden ser consultados desde cualquier lugar y en cualquier momento, facilitando la colaboración entre partes geográficamente dispersas. 

  • Seguridad: Los sistemas de gestión y firma electrónica de contratos utilizan tecnologías avanzadas de encriptación y autenticación, garantizando la confidencialidad y la integridad de los documentos. 

  • Transparencia y Control: Las plataformas digitales permiten realizar procesos de firma electrónica de contratos y rastrear todas las acciones realizadas en el mismo, proporcionando un historial completo. Esto aumenta la transparencia, trazabilidad y facilita el cumplimiento normativo de tu documento electrónico. 

  • Sostenibilidad: Al reducir el uso de papel y los recursos asociados, los contratos electrónicos contribuyen a prácticas más sostenibles y amigables con el medio ambiente. 

 

La Firma Electrónica en México y la NOM-151 

 

Aunque las normas jurídicas mexicanas reconocen el valor legal de los documentos electrónicos desde hace más de veinte años, ha sido hasta tiempos recientes la firma electrónica ha ganado terreno como herramienta esencial para formalizar contratos digitales. 

En este contexto, la NOM-151-SCFI-2016 ha sido fundamental para la evolución hacia el mundo digital en nuestro país, pues establece los requisitos técnicos y jurídicos que deben cumplirse para la conservación de archivos electrónicos, o mensajes de datos, y la digitalización de documentos, con el objetivo de garantizar la integridad, autenticidad, disponibilidad y accesibilidad de los documentos digitales 

 

¿Qué es la Firma Electrónica? 

La firma electrónica es un conjunto de datos electrónicos vinculados o asociados lógicamente a otros datos electrónicos (documento electrónico), que usa una persona para firmar digitalmente un documento. Su propósito es asegurar la autenticidad y la integridad del documento firmado, ofreciendo un nivel de seguridad similar al de una firma manuscrita. 

Existen diferentes tipos de firmas electrónicas, que varían en cuanto a su nivel de seguridad y características: 

 

  1. Firma Electrónica Simple: Es la versión más básica y puede ser cualquier tipo de símbolo o proceso electrónico asociado a un documento. No necesariamente garantiza la identidad del firmante ni la integridad del documento. Un ejemplo de este tipo de firmas electrónicas es cuando alguien registra el grafo de su firma en un dispositivo electrónico, con la intención de emitir su consentimiento acerca del documento que les es presentado. 

 

  1. Firma Electrónica Avanzada: Esta firma utiliza un sistema de claves criptográficas (una pública y otra privada), emitidas por Autoridades Certificadoras reconocidas, que se usan para verificar la identidad del firmante y garantizar que el documento no haya sido alterado después de la firma. Es más segura que la firma electrónica simple y cumple con ciertos requisitos legales para ser considerada válida. Un ejemplo de este tipo de firmas electrónicas es la e.firma que emite el Servicio de Administración Tributaria (SAT) en México y que un firmante usa para manifestar su consentimiento respecto a documentos o información que le son presentados por medios tecnológicos. 

 

 

NOM-151 y la Conservación de Documentos Digitales 

La Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016 establece los requisitos que deben cumplir los documentos electrónicos para ser considerados válidos y auténticos en el ámbito legal. Esta norma define los criterios para la creación, conservación y reproducción de documentos electrónicos y datos relacionados, asegurando que: 

 

- Los documentos electrónicos y la información generada se hayan mantenido íntegros y no hayan sido alterados. 

- Que sean atribuibles a las personas obligadas. 

- Que sean accesibles para su ulterior consulta. 

- Que exista fiabilidad del método en que fue generada y archivada la información. 


  

Suite Legal con certeza de Certificación Digital Online 

 

En este contexto, Certificación Digital Online ha desarrollado Suite Legal con certeza, una plataforma en nube que ofrece herramientas innovadoras para firmar contratos y documentos electrónicos en general. Los documentos firmados y conservados electrónicamente en Suite Legal con certeza cumplen los requisitos de validez nacionales e internacionales. 

 

Principales características y funcionalidades de Suite Legal con certeza 

- Accesibilidad: Al ser una plataforma en nube, te permite acceder a tus documentos desde cualquier dispositivo con internet. 

- Practicidad: Es una herramienta intuitiva, no requiere instalar aplicativos y puede implementarse en toda la organización en muy pocos días.  

- Conveniencia: Existen planes con costos adecuados para cada tamaño y tipo de organización. 

- Gestión Centralizada: Permite almacenar, organizar y acceder a todos los documentos en un solo repositorio digital. 

- Firma Electrónica de documentos: Permite realizar procesos de firma utilizando firma electrónica simple, firma electrónica avanzada o ambas al mismo tiempo, cuidando cada detalle para cumplir con la NOM-151 y asegurando la validez legal de los documentos. 

- Seguridad y Confidencialidad: Utiliza los más altos estándares de seguridad de la información para proteger tus datos confidenciales. Estamos certificados en ISO27001, estándar internacional que demuestra que una organización ha implementado controles efectivos para la gestión de la seguridad de la información. 

- Cumplimiento Normativo: Todos los procesos de firma electrónica y conservación de documentos digitales cumplen con las regulaciones nacionales e internacionales, proporcionando tranquilidad y certeza jurídica a las empresas. 

- Revisión de Documentación: Facilita la colaboración entre partes interesadas, permitiendo una primera revisión para comprobar el contenido del documento y luego mandarlo a firmar a quienes les concierne. 

- Prueba de Vida:  Ofrece la posibilidad de grabar un vídeo corto de la persona en el momento en que firma el documento a fin de contar con una evidencia adicional para demostrar su intención de emitir su consentimiento sobre el documento que firmó. 

- Captura de Identificación Oficial: Al añadir la imagen de una identificación oficial (Credencial para votar o Pasaporte) se obtiene un elemento adicional de vinculación entre la firma, el firmante y el documento firmado. 

 

En conclusión, la tecnología está revolucionando la gestión de contratos al hacerla más eficiente, segura y accesible. La firma electrónica y las normativas como la NOM-151 han permitido que estos avances sean legalmente válidos en México. Plataformas como "Suite Legal con certeza" de Certificación Digital Online están a la vanguardia de esta transformación, ofreciendo soluciones integrales que facilitan y aseguran todo el proceso de gestión de contratos. 

¡Descubre la facilidad de Firma Electrónica con certeza, crea tu cuenta gratuita y migra tus procesos a la era digital! 


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