RESUMEN EJECUTIVO:
Corporativo mexicano que reúne a 7 empresas en diferentes sectores económicos. Más del 50% de sus colaboradores trabajan desde casa debido las medidas de prevención de contagio por Covid-19. Como parte de su cultura organizacional, en todas las empresas del grupo se imparten capacitaciones en las que los colaboradores participan a través de plataformas tecnológicas. Al final de la capacitación, las personas responden un cuestionario, mismo que deben firmar.
El área de recursos humanos (RRHH) es la encargada de coordinar tanto los eventos de capacitación como el proceso de firma de las constancias de la capacitación y el reglamento interior del trabajo.
A finales del año 2020, el área de RRHH decide migrar sus procesos de firma a manera electrónica en los eventos de capacitación y contrata los servicios de Certificación Digital Online (CDO) para apoyar en el proceso masivo de firma electrónica para que los colaboradores lo puedan firmar digitalmente de manera más rápida.
DATO DE ACTUALIDAD
DURANTE LA PANDEMIA, EL 68% DE LOS MEXICANOS TRABAJAN BAJO ESQUEMA DE “HOME OFFICE”, DE ACUERDO CON LA NOTA PUBLICADA POR FORBES MEXICO. (AGOSTO 24,2020)
DESAFÍOS
Lograr que el 100% de los colaboradores firmen los 2 documentos de manera electrónica.
Los documentos deben estar personalizados y firmados por cada colaborador; además, deben cumplir con los requisitos de validez legal.
Disminuir la carga operativa del equipo de RRHH.
Reducir los costos operativos.
BENEFICIOS QUE EL CLIENTE OBTUVO DEL SERVICIO DE PROCESO MASIVO DE FIRMA ELECTRÓNICA CON CERTEZA
CDO realizó la creación de documentos personalizados para cada colaborador en menos de 4 días, contemplando:
El procesamiento de base de datos con la información de los colaboradores que participaron en las capacitaciones: nombre completo, correo electrónico o teléfono y empresa para la que labora.
Elaboración de formatos personalizados con los datos de cada colaborador que participó en el curso y su reglamento interno de trabajo.
El proceso de firma se realizó en un solo evento masivo. Para realizar los procesos de firma y el control de la operación, CDO utilizó su plataforma de con certeza.
La plataforma genera en tiempo real el reporte de estatus del proceso de firma (firmado, en espera y rechazado); además, automáticamente envía recordatorios de forma a quienes no han completado el proceso de firma electrónica.
RESULTADOS
El 80% de los documentos electrónicos fueron firmados en menos de 24 horas.
Todos los colaboradores plasmaron su grafo en el documento electrónico, de forma sencilla, sin necesidad de instalar ningún aplicativo, ningún programa, la firma se realiza fácil a través de cualquier dispositivo conectado a internet (celular, tableta, PC, laptop).
El corporativo y cada colaborador recibió por correo electrónico un paquete de documentos de acuerdo con lo que establece la Norma Oficial Mexicana NOM-151 para dar legalidad plena a los documentos electrónicos.
Debido a que los procesos son automatizados por la plataforma hay menor probabilidad de error, comparado con un proceso tradicional en papel.
Se eliminaron costos de impresión, insumos y almacenamiento físico.
La carga operativa disminuyó un 80% y no se tuvo que contratar a una persona que estuviera a cargo de proceso de firma, debido a que la plataforma automatiza tareas, recaba todos los documentos enviados firmados y envía recordatorios diarios a los faltantes de firma.
CONCLUSIONES Y PLANES PARA EL FUTURO
El proceso masivo de firma electrónica evitó el traslado del personal, redujo la carga operativa al área de RRHH, disminuyeron los costos de impresión e insumos, se obtuvieron resultados en menor tiempo y se contribuyó al cuidado del medio ambiente al dejar de imprimir papel.