La pandemia del SARS-CoV-2 ha acelerado significativamente la evolución hacia la era digital en diversos aspectos de la vida cotidiana. La necesidad de mantener el distanciamiento social y reducir el contacto físico ha llevado a una mayor adopción de tecnologías digitales en ámbitos como la educación, el trabajo, el comercio y la salud.
En este sentido, respecto al ámbito laboral, muchas empresas han tenido que adoptar modelos de trabajo remoto, utilizando herramientas digitales para la comunicación, trabajo y la colaboración entre los equipos para continuar con sus actividades de manera segura y eficiente.
En México, existe la NOM-151-SCFI-2016, norma mexicana que ha sido fundamental para la evolución hacia el mundo digital en México, ya que establece los requisitos técnicos y jurídicos que deben cumplirse para la conservación de mensajes de datos y la digitalización de documentos, con el objetivo de garantizar la integridad, autenticidad, disponibilidad y accesibilidad de los documentos digitales.
En un mundo cada vez más digitalizado, la conservación de documentos en formato digital se ha convertido en una necesidad para las empresas y organizaciones, ya que permite una mayor eficiencia en la gestión de documentos y reduce los costos asociados a la conservación de documentos en papel.
La NOM-151-SCFI-2016 establece los requisitos técnicos que deben cumplirse para garantizar la integridad y autenticidad de los documentos digitales, lo cual es esencial para la validez legal de los mismos. Además, la norma establece la necesidad de contar con políticas y procedimientos internos para la conservación de documentos digitales, lo que ayuda a garantizar su disponibilidad y accesibilidad.
La evolución hacia el mundo digital ha traído consigo grandes beneficios, como la reducción de costos y la mayor eficiencia en la gestión de documentos. Sin embargo, también ha planteado nuevos desafíos, como la necesidad de garantizar la seguridad y privacidad de la información en formato digital.
Entre los requisitos jurídicos establecidos en la norma incluyen la necesidad de contar con políticas y procedimientos internos para la conservación de documentos, y la obligación de garantizar la autenticidad e integridad de los documentos digitales durante todo su ciclo de vida.
Entre los requisitos técnicos establecidos por la NOM-151-SCFI-2016 se incluyen el uso de tecnologías de seguridad informática y la implementación de sistemas de gestión de documentos electrónicos. Además, la norma establece los criterios para la firma electrónica avanzada y la verificación de firmas digitales, así como la necesidad de mantener un registro de auditoría de las actividades realizadas sobre los documentos digitales.
En este sentido, la NOM-151-SCFI-2016 ha sido un gran paso para garantizar la integridad, autenticidad, disponibilidad y accesibilidad de los documentos digitales en México. Sin embargo, es importante continuar evolucionando y adaptándose a los cambios tecnológicos y normativos para seguir garantizando la seguridad y privacidad de la información en formato digital.
Actualmente, en México existen plataformas que brindan servicios que cumplen con las disposiciones legales y tecnológicas de los mensajes de datos, como Suite Legal con certeza, una plataforma que llega a evolucionar las actividades diarias, eficientizar y automatizar los procesos en el trabajo.
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