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CASOS DE ÉXITO: PROCESO MASIVO DE FIRMA ELECTRÓNICA PARA RECIBOS DE NÓMINA

RESUMEN DE LA EMPRESA:

Una importante multiempresa líder en nutrición animal, en lo consiguiente “multiempresa”, busca eficientar la firma de los recibos de nómina en las ocho diferentes empresas ubicadas en cinco diversos estados que la conforman, para cumplir con lo que expresa la Ley Federal del Trabajo (“LFT”) en el artículo 132, fracción VII, en donde destaca que la autoridad laboral considera que para acreditar el pago de los salarios y demás retribuciones, debe hacerse a través de recibos de nómina los cuales deben estar firmados por los trabajadores.



DESAFÍOS:

Algunos de los diferenciadores que la multiempresa valoró para contratar los servicios de Certificación Digital Online en su plataforma Suite Legal con certeza fueron:

  • Contar con acceso 24/7 a sus documentos.

  • Tener la opción para filtrar sus documentos electrónicos en la plataforma por período de pago (catorcenal, quincenal o mensual).

  • Que sus colaboradores recibieran el documento electrónico debidamente firmado.

  • Facilidad de uso de la plataforma.

  • Soporte tecnológico y legal para comprender las implicaciones de la NOM-151 en la transición al mundo digital.

Dentro de los desafíos que Suite Legal con certeza se encontró al comenzar a trabajar en este caso fueron:

  • Reducir el tiempo de firma.

  • Sincronización entre el sistema de recibos de nómina (que previamente utilizaba la multiempresa) y nuestro sistema para poder lograr una sinergia y adaptabilidad entre ambos para poder iniciar con el proceso masivo de envío de recibos de nómina.

  • Agilizar el proceso de firma.

  • Evitar el traslado de los recibos de nómina a las diversas oficinas y plantas, así como del personal administrativo encargado.

  • Hacer la entrega del recibo de nómina al colaborador en tiempo y forma.

  • Lograr la firma catorcenal, quincenal o mensual de los recibos de sus 2 mil 300 colaboradores.

SERVICIO UTILIZADO La “multiempresa” encontró la solución ideal para cumplir con la firma de todos sus recibos de nómina en las diversas plantas y oficinas. Ya que el por medio de API’s y de forma muy rápida se logró integrar nuestro sistema con el sistema para emitir los recibos de nómina, el servicio utilizado fue proceso masivo de firma electrónica.

PROCESO

La “multiempresa” se acerca a Certificación Digital Online (CDO), empresa matriz de Suite Legal con certeza, con el objetivo de migrar a lo electrónico sus procesos de firma únicamente en el área legal, después, el personal administrativo de nómina, se percata y detecta que podrían usar el servicio para firmar los recibos de nómina que tenían rezagados y suprimir el gasto de paquetería que se utilizaba para llevarlos a Tijuana, Monterrey, Guadalajara y Hermosillo.



Encontraron en Suite Legal con certeza la solución que se adecuaba a su necesidad, ya que al escuchar lo que requerían, el servicio que podía eficientar y solventar los requerimientos era realizar los procesos de firma electrónica de forma masiva, obteniendo un beneficio del servicio radical comparando tiempo, calidad, gasto económico, etc.


Una vez realizado el acoplamiento y ajustes entre los sistemas del proveedor del cliente y los de CDO, se llevan a cabo un período de la prueba para posteriormente dar inicio al proyecto y enviar a firmar 2 mil 300 recibos de nómina.


RESULTADOS CON DATOS DUROS

  • Se cumplió con mandar en su totalidad los recibos de nómina.

  • Se redujo el tiempo de firma de 2 meses (usando el método tradicional con paquetería) a 2 semanas utilizando la solución de Suite Legal con certeza.

  • Sin importar el estado donde se encontrarán los trabajadores ni su horario laboral, pudieron firmar su recibo de nómina de manera rápida y fácil.

  • Automatizaron y eficientizaron las tareas del área de nómina.

  • Incrementó hasta un 60% la firma de los recibos de nómina.

  • Se cumplió la obligación que señala la “LFT”, al proveer a sus empleados sus recibos de nómina asistiéndose de un factor tecnológico (la plataforma de Suite Legal con certeza) y con esto, dejar constancia de que sus colaboradores han recibido el pago correspondiente y que están de acuerdo con los montos y conceptos que se le han pagado.


TESTIMONIO. “Sin duda es un caso de éxito para nosotras porque nos ayudó a sacar el trabajo que no podíamos enviar a todos los estados, también a los empleados que tienen trabajo de campo y no tienen un lugar de trabajo físico, ahora, es muy rápido hacerlo y me gusta tener la información al instante y un porcentaje en tiempo real.”

  • Remedios “N”. (Finanzas)


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