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CASOS DE ÉXITO: DIGITALIZACIÓN DE ARCHIVOS CON VALIDEZ LEGAL

Actualizado: 22 sept 2022

Una empresa de desarrollo inmobiliario a quien nombraremos “Inmuebles uno”, capitaliza oportunidades de mercado en la industria de bienes raíces desde el desarrollo, construcción y comercialización de bienes inmuebles. El corporativo se encuentra en CDMX y tiene inmuebles en desarrollo en diferentes estados a nivel nacional.


RESUMEN EJECUTIVO


La empresa Inmuebles uno, centraliza los expedientes de los inmuebles en desarrollo en el corporativo en CDMX, de tal modo que cuando es requerido un documento en algún centro de negocio o en la obra (inmueble en desarrollo) éste debe ser consultado y enviado desde el corporativo a través de un proceso manual de búsqueda, revisión y envío; lo que desencadenaba un atraso en los procesos y más importante, que la empresa en algunas ocasiones fue acreedora a multas por no presentar los documentos o archivos en tiempo y forma cuando eran requeridos por autoridades en las obras. También, debido a la rotación de personal en Inmuebles uno, existía la pérdida y poco control de los documentos físicos lo que trae consigo riesgos legales para las diferentes áreas involucradas.


DESAFÍOS


  • Concentrar el archivo físico estratégico de Inmuebles uno en el cual se incluyan todos los centros de negocio del país. El objetivo es organizarlo, digitalizarlo y resguardarlo en nube para su fácil consulta pero sin perder el valor legal de los mismos.


  • Se requiere tener disponibles los documentos digitales de forma inmediata en caso de requerirse, incluidos los planos de construcción, además del resguardo de los contratos comerciales.


La empresa busca una solución que le permita tener un mejor y mayor control sobre la fecha de vigencia de los contratos comerciales digitalizados para su renovación, negociación o cancelación en tiempo y forma.



BENEFICIOS QUE EL CLIENTE OBTUVO DEL PRODUCTO


Inmuebles uno, encontró la solución digitalizando los documentos estratégicos. En Certificación Digital Online (CDO) ofrecimos el servicio de Digitalización Certificada con certeza, se realizó mediante el escaneo de expedientes en papel, cumpliendo con lo requerido por la NOM-151-(SCFI-2016), otorgando así reconocimiento legal y valor probatorio a los documentos electrónicos, logrando concentrar todos los documentos estratégicos digitales, organizados, para consulta y resguardo en un solo lugar.


Se creó un almacenamiento en nube en la Bóveda Electrónica con certeza, como reservorio de archivo compartido y centralizado conforme a la NOM-151, esto que permitió que los colaboradores tuvieran acceso a buscar, consultar y compartir documentos digitales legalmente válidos en minutos, de forma fácil y segura, sin instalar aplicaciones o programas desde cualquier dispositivo con acceso a internet y en cualquier momento.


Algunos de los principales beneficios obtenidos fueron:

  1. Se eliminaron riesgos legales por pérdida de información.

  2. Se redujeron los tiempos de entrega de documentos

  3. Se eliminaron las posibles multas futuras.


Además, se sistematizó la forma de organizar el archivo físicamente para ser digitalizado de forma recurrente.

El servicio de Digitalización Certificada con certeza, incluyó la emisión de constancias de cotejo emitidas por un Tercero Legalmente Autorizado (TLA) por la Secretaría de Economía y/o con la participación de Fedatario Público.


Para que en casos específicos y cuando fuera necesario presentar de manera física un documento digitalizado, éste se encontrara conforme a la NOM-151 y se pudiera solicitar el servicio de Copia física certificada con fe pública que con certeza ofrece para estos casos.

Se digitalizaron planos de construcción, se generaron perfiles de acceso para consultar los documentos digitalizados de forma fácil y rápida, disponibles 24/7.


Al resguardar un documento en la Bóveda Electrónica con certeza es posible capturar metadatos relevantes del documento como la fecha de vigencia de los contratos. De esta forma, la herramienta emite alertas cuando un documento se encuentra próximo a vencer para facilitar la toma de decisiones y lograr un mayor control de las renovaciones, negociaciones o cancelaciones de contratos comerciales.



RESULTADOS, RETORNO DE LA INVERSIÓN Y PLANES PARA EL FUTURO


Inmuebles uno, logró concentrar sus documentos estratégicos incluidos los planos de construcciones de todos los centros de negocio en el país.


Personal experto en digitalización de CDO, se encargó de digitalizar los documentos y planos, así como resguardarlos en la Bóveda Electrónica con certeza conforme a la NOM-151 para asegurar su valor legal.


De esta forma, la empresa facilitó a los colaboradores la búsqueda y consulta de documentos logrando acceder desde cualquier lugar a través de cualquier dispositivo con acceso a internet 24/7, lo que eficientó y agilizó la presentación de documentos digitales con valor legal pleno a las autoridades que los requieran.

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